ניהול פעילות שוטפת של עסק כוללת פעולות רבות שלרובן עלות כספית. בשגרה העסקית, היומיומית העסק מקבל כספים על מוצרים או שירותים שהוא מוכר ומשלם על הוצאותיו. העסק צובר התחייבויות כספיות שונות לספקים, שכר לעובדים, תשלום הלוואות, שכ"ד, חשמל, אגרות שונות ועוד.
כספים המתקבלים בעסק משמשים לתשלום ההתחייבויות הכספיות. בעל העסק חייב לאזן בין התקבולים ולבין התשלומים באמצעות ניהול תזרים מזומנים כדי להבטיח שיעמוד בהתחייבויות הכספיות של העסק.
בשלב הראשון צריך לערוך תחזית תזרים מזומנים לשישה חודשים קדימה לפחות, בחתכים של תקופות קצרות יותר, רבעונית, חודשית, שבועית, יומית, הכל בהתאם לאופי העסק. מומלץ להיעזר בבעל מקצוע המתמחה בכספים ופיננסים, בהכנת התחזית אשר יכול לסייע לכם לנתח את הפעילות התזרימית של העסק.
תחזית תזרים מזומנים כוללת:
לאחר שלב איסוף נתוני התחזיות בעל המקצוע יציב את הנתונים בגיליון אקסל או בתוכנה מיוחדת בחתכי תקופות שנקבעו כמתאימים לאופי העסק ויגבש דו"חות תזרים מזומנים. התוצאה המתקבלת בדו"חות מציגה את התזרים הצפוי של העסק בנקודת זמן מסוימת.
אם התזרים שלילי, יכול בעל העסק לבצע שינויים או לחזק תחומים חלשים לשיפור מצב התזרים.
אם התזרים חיובי, יכול בעל העסק לתכנן פעילויות נוספות אותם יממן מהכסף העומד לרשותו או הוא יכול להחליט להעביר חלק ממנו כהשקעה לטווח ארוך או לשמור אותו לימים קשים יותר.
באופן שוטף, בהתאם לתדירות שנקבעה, יבדקו היתרות בחשבונות הבנק, התקבולים והתשלומים שהתקבלו בפועל יוכנסו לגיליון או לתוכנה והתוצאה שתתקבל תהיה המצב הנוכחי של המזומנים העומדים לרשות העסק להמשך פעילות.
חשיבות רבה יש לביצוע הבקרה על ידי איש כספים מקצועי. הוא לא יסתמך רק על מצב היתרות בבנק אלא יוודא שיש התאמה בין תחזית התזרים לתקבולים והתשלומים בפועל, כדי לזהות קשיים בניהול הפיננסי.
לא מומלץ שבעל העסק יעסוק בתחומים שאינו מומחה בהם. עליו להשקיע את מלוא המרץ בלנהל את העסק מבחינה מקצועית.
לסיכום, ניהול תזרים מזומנים חיוני לקיומו של העסק, איש כספים מקצועי יבצע עבור העסק את הניהול השוטף של התזרים ובעזרתו יידע בעל העסק את מצבו הפיננסי בכל עת, יוכל לזהות נקודות תורפה ולחזק אותן או להרחיב פעילות אשר תורמת למצב המזומנים בעסק.
משרד רו"ח גרינברג מציע שירות ניהול תזרים מזומנים חיצוני לעסקים, כלומר העברת כל נושא הכספים לטיפול של אנשי מקצוע מומחים. תחילה נתכנן יחד תקציב עתידי ולאחר מכן ניקח על עצמנו אישורי הוצאות ותשלומים בדיוק על פי המתוכנן: ללא חריגות, ללא הפתעות, ובעיקר ללא עומס מיותר עליכם, בעלי העסק.
באופן כזה תוכלו להתמקד בתחום הפעילות העסקית בו אתם מתמצאים היטב ולדעת שתזרים המזומנים שלכם נמצא בידיים טובות, עם תכנית עבודה שמאפשרת תכנון עתידי וידיעה מה העסק יכול לקבל על עצמו ומה לא.
